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LIBROS OBLIGATORIOS PARA SOCIEDADES

El Código de Comercio establece los siguientes libros obligatorios:

Libro de inventarios y cuentas anuales

  • Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa.
  • En este libro se transcribirán:
    • Trimestralmente, los balances de comprobación de sumas y saldos.
    • Anualmente el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.

Libro diario

  • Registrará día a día todas las operaciones relativas al ejercicio de la empresa, si bien, será válida, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros registro concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.

Referencias sobre los libros contables

  • Todos los libros y documentos contables deben ser llevados con claridad, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras.
  • No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley.
  • Las anotaciones contables deberán ser hechas expresando los valores en pesetas.
  • Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuviesen el domicilio antes de su utilización.
  • Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones contables sobre hojas que después deberán ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.
  • Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros aun en el caso del cese del empresario. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido.
  • El valor probatorio de los libros de los empresarios y demás documentos contables será apreciado por los tribunales conforme a las reglas generales del Derecho.
  • La contabilidad de los empresarios es secreta, sin perjuicio de lo que se derive de lo dispuesto en las Leyes. Junto a estos libros obligatorios, aparecen otros que lo son únicamente para algunos de ellos, por lo que se califican como libros especiales.

Libros especiales

Las sociedades mercantiles llevarán también un libro de actas:
  • Constarán al menos, todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, detallando:
  • Datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano.
  • Un resumen de los asuntos debatidos.
  • Las intervenciones de las que se haya solicitado constancia.
  • Acuerdos adoptados.
  • Resultado de las votaciones.
  • Legalización: Diligencia en el Registro Mercantil antes de su uso.

Libro de socios

a. Clases:
  • Libro Registro de Acciones Nominativas: para sociedades anónimas y comanditarias por acciones.
  • Libro Registro de Socios: para sociedades de responsabilidad limitada,
b. Legalización: Diligencia en el Registro Mercantil antes de su uso.

Libros obligatorios para sociedades

  • Libro de inventario y cuentas anuales.
  • Libro diario.
  • Libro de actas.
  • Libro de socios.

Libros exigidos por el impuesto de sociedades

  • Las sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades deben llevar su contabilidad de acuerdo con lo previsto en el Código de Comercio o en lo establecido en las normas por las que se rigen.
  • El Código de Comercio exige, de forma expresa, la llevanza de los siguientes libros de contabilidad: Libro de inventarios y cuentas anuales, y Libro diario.
  • Voluntariamente el empresario/sociedad podrá llevar los libros y registros que considere convenientes, en función del sistema contable adoptado, o de la naturaleza de su actividad.
  • Los distintos registros auxiliares deberán llevarse por separado para cada año, debiendo coincidir sus saldos inicial y final con los reflejados en las cuentas anuales correspondientes.
  • En todo caso, la contabilidad ha de permitir la verificación y comprobación de los requisitos y cuantías de los incentivos y beneficios fiscales.

Libros exigidos por el impuesto sobre el valor añadido

  • Los empresarios o Profesionales, sujetos pasivos del impuesto sobre el valor añadido, deberán llevar, en debida forma, los siguientes libros Registros:
    • Libro Registro de facturas emitidas.
    • Libro Registro de facturas recibidas.
    • Libro Registro de bienes de inversión.
    • Libro Registro de determinadas operaciones intracomunitarias.
    • Libro Registro Especial de recibos emitidos por los adquirentes de bienes o servicios a los sujetos pasivos del régimen especial de la agricultura.
  • Lo dispuesto en el punto anterior no será de aplicación respecto de las actividades acogidas a los regímenes especiales simplificado, de la agricultura, ganadería y pesca y del recargo de equivalencia, con las salvedades establecidas en las normas reguladores de dichos regímenes especiales, ni respecto de las entregas a título ocasional de medios de transporte nuevos realizadas por las personas según prevé la ley.
  • Las operaciones que hayan de ser objeto de anotación registral deberán hallarse asentadas en los correspondientes Libros Registros, en el momento en que se realice la liquidación y pago del impuesto relativo a dichas operaciones o, en cualquier caso, antes de que finalice el plazo legal para realizar la referida liquidación y pago en periodo voluntario.
  • Las operaciones efectuadas por el sujeto pasivo respecto de las cuales no se expidan facturas, o se expidiesen otros documentos equivalentes sustitutivos deberán anotarse en el plazo en el plazo de siete días a partir del momento de la realización de las operaciones o de la expedición de los documentos, siempre que este plazo sea menor que el señalado en el punto anterior.
  • Las facturas recibidas deberán anotarse en el correspondiente Libro registro por el orden en que se reciban, y dentro del periodo de liquidación en que proceda efectuar su deducción.
  • Para el caso de operaciones intracomunitarias, dichas operaciones, deberán anotarse en el plazo de siete días a partir del momento de inicio de la expedición o transporte de bienes a que se refieren.
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