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LIBROS Y LEGALIZACIÓN

SOCIEDADES LIMITADAS:

Para toda la vida de la sociedad:

Libro registro de socios.
Libro de actas.
Hay que legalizar los dos en el registro mercantil.

Cada año:

Libro Diario.
Libro Mayor.
Libro facturas emitidas
Libro de facturas recibidas
Libro de inventarios y cuentas anuales.
Hay que legalizar como mínimo, el diario y el de inventarios y cuentas anuales, en el registro mercantil.
Las sociedades limitadas unipersonales, además, llevarán un libro registro de contratos, legalizado en el registro mercantil.

Como legalizar los libros en el registro mercantil:

Tenemos dos sistemas:

En blanco: los libros que se legalizan en blanco, son normalmente el de actas, el de socios, el de acciones nominativas, el de contratos en las unipersonales. Podemos legalizarlos en blanco todos, pero lo normal es lo que hemos expuesto. Los libros, cuando se legalizan en blanco, hay que legalizarlos antes de su utilización.

Mecanizados: Dentro de los cuatro meses siguientes al cierre de ejercicio, hay que legalizar los libros que llevamos por contabilidad mecanizada. Por ejemplo, si cerramos el 31 de diciembre, tendríamos hasta el 30 de abril. Si el 30 de abril cae domingo, el último día para legalizar es el 28 de abril, ojo.

Los libros mecanizados, se encuadernan con encuadernación fija, térmica o por cualquier otro sistema, así que no valen ni los canutillos ni las anillas, pues hay que encuadernar asegurándonos de que las hojas no se desencuadernarán.

La primera hoja estará siempre en blanco, para que en el registro puedan poner la anotación del libro que registran, etc.

Después irán todas las hojas numeradas desde la 1 hasta el final.
En la última hoja, que no se numerará, el administrador o consejero delegado, debe hacer la siguiente manifestación:

Don , administrador único de la empresa , declaro bajo mi responsabilidad que este libro
número de los de su clase, consta de folios escritos por una sola cara, correspondientes al ejercicio de 1.1.1999 al 31.12.1999, y que presento para su legalización en el día de hoy.

Valencia, a 28 de abril de 2.000.
Firma y sello de la empresa.

El número de libro, estará en función de cuando abrimos la empresa. Por ejemplo, si la empresa la abrimos en 1995, los libros de 1999 serán los número 5. Aunque puede darse el caso de que un libro diario de un año cualquiera, tenga 2000 páginas y hagamos 4 volúmenes por problemas de encuadernación. Veamos que diligencia pondríamos en el primer volumen del libro diario del año 2000, de una empresa constituida en 1995, si tuviera 500 páginas, la empresa se llamara Contabilidad General S.A., y el administrador se llamará Juan Sánchez:

Don Juan Sánchez , administrador único de la empresa Contabilidad General S.A. , declaro bajo mi responsabilidad que este libro diario, volumen 1,número 5 de los de su clase, consta de 2000 folios escritos por una sola cara, correspondientes al ejercicio de 1.1.1999 al 31.12.1999, y que presento para su legalización en el día de hoy. Conteniendo este volumen las páginas 1 a 500.

Valencia, a 28 de abril de 2.000.
Firma y sello de la empresa.

En la instancia del registro, habrá que rellenar una línea por cada volumen de cada libro, y si nos faltan líneas, o bien cogemos tipex, tapamos los nombre de libros que no vayamos a presentar y ponemos los nombres de los que presentamos, o compramos mas instancias para rellenarlas.

Es fundamental poner el sello de la empresa, pues los del registro le dan mucha importancia. Es mas, a veces no registran libros si no va el sello tanto en la instancia como en la última hoja.

Los libros de IVA, si queremos registrarlos, lo hacemos como libro auxiliar 1, fras. emitidas, y libro auxiliar 2, fras. recibidas. Se pone libro auxiliar. No es obligatorio registrar esos libros, es obligatorio conservarlos, que es distinto, al igual que el mayor.

Si por ejemplo, los libros de IVA tienen una página cada uno, podemos encuadernarlos juntos, incluso junto con el de cuentas anuales. Para ello, haremos lo siguiente:

1.- primera página en blanco.
2.- ponemos la página del libro de iva.
3.- ponemos la página donde el administrador dice que ese libro tiene una página, etc.
4.- ponemos una página en blanco.
5.- ponemos la página del otro libro de iva.
6.- ponemos la página donde el administrador dice que ese libro tiene una página, etc.
7.- ponemos una página en blanco.
8.- ponemos las páginas de balances, etc., del libro de inventarios y cuentas anuales.
9.- ponemos la página donde el administrador dice que ese libro tiene una página, etc.

Ya está. La página de manifestaciones del adminstrador será independiente para cada libro, no hay que hacer mención para nada de que hay 3 libros, etc.


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